Профессиональный лицей №91 им. И.Касендеева

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Документированная процедура Профессионального лицея №91 г.Бишкек Агентства начального профессионального образования МОиН КР

 

1 Назначение и область применения процедуры

Настоящая процедура устанавливает общие положения и порядок управления документацией системы менеджмента качества в лицее, а также порядок разработки, утверждения, учёта и изменения документации СМК лицея в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО 9001-2015.

Действие настоящей ДП не распространяется на приказы, распоряжения, письма и другие организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Требования настоящей ДП обязательны для применения всеми  должностными лицами и ИПР лицея, участвующими в разработке и обращении документации СМК лицея. Ответственность за выполнение требований настоящей ДП возложена на директора, зам.директора по УПМР, членам ГКО  лицея.

Настоящая процедура входит в состав документации системы менеджмента качества лицея.

2 Нормативные документы

В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на следующие документы:

2.1 Закон об образовании КР;

2.2 Постановление №670 Правительства КР «Об утверждении актов по независимой аккредитации в системе образования Кыргызской Республики» от 29.09.2015г.

2.3 ГОСТ ИСО 9000-2015 Системы менеджменты качества. ОсноВные положения и словарь.

2.4 Устав лицея.

2.5 Инструкция по делопроизводству лицея.

3 Описание процедуры

Таблица 1 - Структура документации СМК ПЛ №91

 

 

Основная документация (первый и второй уровень) - Политика и Цели в области качества, Руководство по качеству, вся документация с областью применения документа СМК.

Первый уровень. Политика и Цели руководства в области качества; Руководство по качеству.

Документы первого уровня дают ответы на следующие вопросы: какие цели в области качества ставит руководство лицея; какие задачи при этом надо решить и каким образом управляется деятельность для достижения поставленных целей.

Второй уровень. Документированные процедуры.

Документы второго уровня - это нормативные акты, определяющие порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающие или запрещающие определенное поведение.

Общая документация (третий уровень) - Стандарты организации, Регламенты и Положения, Рабочие и Методические инструкции, учебно- и научно-методические документы. Документы данного уровня устанавливают требования и описывают процессы, а также регламентируют деятельность структурных подразделений, должностных лиц и работников лицея.

Стандарты организации, Регламенты, Положения - нормативные акты, детально регламентирующие правовой статус, порядок организации и последовательность какого-либо вида деятельности.

Специальная документация (Четвертый уровень). Планы, Протоколы и Отчёты. Документы данного уровня являются способом передачи и хранения документированной информации.

3.1 Оформление документов системы менеджмента качества

Для оформления документа разработаны принципы, благодаря использованию которых достигается его однозначная идентификация, управляемость, а также обеспечивается проверка на адекватность и утверждение до его ввода в действие.

Документы системы менеджмента качества оформляются в соответствии с требованиями п. 2 и на основе своих электронных шаблонов.

3.1.1 Реквизиты документов СМК

Документ СМК содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• регистрационный номер документа;
• наименование вида документа;
• наименование документа;
• место составления документа;
• текст документа.

3.1.2 Требования к содержанию документов СМК

Документы системы менеджмента качества лицея вида содержат следующие разделы:

«Содержание»;

«Определения, обозначения и сокращения»;

«1 Назначение и область применения»;

«2 Нормативные документы»;

«3 Общие положения»;

«4 Описание»;

«5 Ответственность и полномочия»;

В разделе «Назначение и область применения» определяется цель регламентируемой деятельности (процесса) и основные задачи, решение которых обеспечивает достижение цели, устанавливается область применения объекта документирования, указанного в наименовании данного документа.

В разделе «Нормативные документы» перечисляются те документы, на которые даются ссылки в тексте самого документа.

В разделе «Описание» дается описание к объекту документирования. В зависимости от специфики объекта требования могут излагаться в одном или нескольких разделах.

В разделе «Ответственность и полномочия» распределяются ответственность и полномочия работников ПЛ по отношению к данному объекту документирования, при этом подразумевается, что для реализации ответственности при выполнении какой-то функции персонал наделяется соответствующими полномочиями, которые могут быть подробно определены в других документах (например, в должностных инструкциях).

 

3.2 Стадии управления внутренними документами СМК ПЛ №91

Стадии управления документами СМК установлены в матрице ответственности, представленной в таблице 1. 

Таблица 1 - Стадии управления и матрица распределения ответственности полномочий при управлении документами СМК ,

 

 

3.3 Управление внутренними документами СМК

3.3.1 Вновь создаваемый документ анализируется разработчиком на адекватность описываемой деятельности и на соответствие требованиям нормативной документации, в том числе ГОСТ ИСО 9001-2015.

3.3.2 Документ подписывается разработчиком и передается для согласования в руководство и ГКО.

3.3.3 Порядок одобрения, согласования и утверждения документов СМК соответствует порядку СМК и инструкции по делопроизводству лицея.

3.3.4 Документы системы менеджмента качества лицея утверждаются и вводятся в действие приказом директора.

3.3.5 Утвержденный приказом документ получает статус контрольного. Для рассылки документа используются электронные копии контрольного документа.

3.3.6 Размещение электронной копии утвержденного документа официальном сайте лицея осуществляет системным администратором.

 

3.4 Управление основной документацией СМК  

 

3.4.1 К основной документации СМК ПЛ №91относятся: Политика и Цели лицея в области качества, Руководство по качеству, вся документация с областью применения документа СМК.

3.4.2 Политика ПЛ №91 в области качества и Цели в области качества оформляются в виде отдельного документа на листе формата А4 в произвольной форме, утверждаются подписью директора. Проекты документов обсуждаются на Методической Комиссии и Педагогическом Совете лицея.

Срок действия Политики  и целей в области качества составляет не более 5 лет.

3.4.3 Актуализация Политики в области качества осуществляется на основе периодического пересмотра следующих компонентов не реже, чем раз в пять лет:

- стратегии лицея, зафиксированной в стратегическом плане развития лицея;

- текущих результатов анализа удовлетворенности потребителей лицея и других заинтересованных сторон;

- информации о результатах функционировании системы качества лицея за предыдущие периоды;

- международных стандартов и директив.

Члены ГКО лицея готовит проект предложений по актуализации Политики ПЛ в области качества и представляет его на обсуждение и согласование директору лицея. После рассмотрения и согласования она вводится приказом по лицею за подписью директора.

3.4.4 Актуализация целей в области качества осуществляется с учётом следующих аспектов:

- при пересмотре Политики появляются цели, связанные с её новыми направлениями;

- необходимость выполнения требований приказа МОиН КР «О прохождении аккредитации учебных заведений НПО»;

- актуализация целей осуществляется по мере их достижения и в рамках установленной Политики.

3.4.5 Ответственный представитель ГКО  готовит проект предложений по актуализации целей политики в области качества и представляет его на обсуждение и согласование высшему руководству. После рассмотрения и согласования, Цели по качеству утверждаются и вводятся приказом пО лицею.

3.5 Управление внешними документами

3.5.1 Процесс управления документацией внешнего происхождения предполагает:

- определение потребности лицея во внешней нормативной документации;

- обеспечение лицея внешней нормативной документацией;

- организацию работ по хранению и актуализации внешней нормативной документации в лицее.

- Потребность в нормативной документацией внешнего происхождения определяют руководители лицея. Потребность приобретения нормативной документации внешнего происхождения должна быть зафиксирована в служебной записке или заявке.

3.5.2 Регистрация и учёт поступивших документов внешнего происхождения осуществляется  специалистом Отдела кадров лицея.

3.5.3 При поступлении документации внешнего происхождения директором определяется круг лиц, которые должны быть ознакомлены с положениями документа. Ознакомление работников с положениями документа проводится под подпись.

3.5.4 Контроль за исполнением требований документа внешнего происхождения осуществляется в рамках:

- текущего контроля, осуществляемого руководителем лицея;

- внутренних и внешних проверок деятельности лицея.

3.5.5 Хранение документаций внешнего происхождения на бумажных носителях осуществляется специалистом отдела кадров, обеспечивающей их сохранность, постоянную пригодность для использования и оперативность доступа для всех заинтересованных лиц.

3.5.6 Хранение документаций внешнего в электронном виде осуществляется системным администратором в хранилище электронной почты лицея pl91p@mail.ru. Оценка актуальности и пригодности документаций внешнего происхождения должна осуществляться систематически в течение всего срока действия документа, но не реже одного раза в год.

 

4 Ответственность и полномочия

Распределение полномочий структурных подразделений и должностных лиц по управлению внутренней документацией приведено в таблице 2.

Таблица 2 - Распределение полномочий по управлению документацией